Оцифрування паперової трудової книжки: обов’язок чи право роботодавця?

З 10 червня 2021 року діє Закон України № 1217 “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі” (далі – Закон №1217), який запровадив електронні трудові книжки, що означає, що трудова діяльність працівника має здійснюватись в електронній формі. Закон передбачає, що всі дані з паперових трудових книжок будуть внесені до Реєстру застрахованих осіб.

Що це означає на практиці?

Держава дала п’ятирічний перехідний період, щоб здійснити цю “цифрову міграцію”. Тобто, згідно з вимогами Закону № 1217 роботу про оцифрування документів про трудову діяльність застрахованих осіб необхідно завершити до 10 червня 2026 року.  До цієї дати абсолютно вся інформація про трудову діяльність має бути відсканована, верифікована та внесена до Реєстру. Саме це гарантує, що ваша трудова історія буде надійно захищена від будь-яких втрат, а Ваш стаж підтверджуватиметься для призначення пенсії.

Хто є відповідальним за подання відомостей про трудову діяльність?

Відомості подає страхувальник (роботодавець) або застрахована особа (працівник).

Відомості про трудову діяльність працівника подаються одноразово. Це означає, що якщо трудова книжка вже була оцифрована, то робити це повторно не потрібно — ні під час прийняття на роботу, ні під час звільнення.

Як працівнику (застрахованій особі) подати відомості про трудову діяльність?

1. Увійти до особистого кабінету на вебпорталі за допомогою кваліфікованого електронного підпису (https://portal.pfu.gov.ua/);
2. обрати розділ “Електронна трудова книжка”;
3. ознайомитись з наявними записи в електронній трудовій книжці;
4. подати скановані копії паперових документів про стаж.

Важливо! Працівник також може передати відомості про трудову діяльність особисто в сервісному центрі Пенсійного фонду України.

Як роботодавцю (страхувальнику) подати відомості про трудову діяльність?

Отримати згоду працівника щодо надання дозволу на обробку його персональних даних (у довільній формі).

1. Увійти до особистого кабінету на вебпорталі за допомогою кваліфікованого електронного підпису роботодавця або за допомогою кваліфікованої електронної печатки (https://portal.pfu.gov.ua/);
2. Зліва на сторінці особистого кабінету обрати пункт меню “Надання скан-копій трудової книжки працівника”;
3. Зазначити дані про реєстраційний номер облікової картки платника податків та ПІБ працівника;
4. Подати скановані копії паперових документів про стаж, а також скановану копію згоди працівника щодо надання дозволу на обробку його персональних даних.

Більш детально у покроковому алгоритмі для роботодавців від Пенсійного фонду України:

Які додаткові документи (крім паперової трудової книжки) потрібно сканувати до ПФУ?

До електронної трудової книжки необхідно подати всі документи, які можуть вплинути на розрахунок стажу працівника – це можуть бути документи про освіту, свідоцтво про народження дитини (для жінок), військовий квиток та інші. 

Як працівнику перевірити, чи була його трудова книжка вже оцифрована? 

Працівник може отримати Витяг з Електронної трудової книжки на порталі Пенсійного фонду України. 

За посиланням детальна інструкція від Пенсійного фонду України.

Що таке Витяг з Електронної трудової книжки?

Фактично це і є електронна трудова книжка працівника, яку працівник може використовувати під час працевлаштування на роботу, замість паперової трудової книжки – відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (ч. 2 ст. 24 Кодексу законів про працю України)  та для підтвердження досвіду роботи (якщо це вимагається).

Якщо працівник є працевлаштованим, то чи покладається обов’язок на роботодавця щодо оцифрування/передачі паперової трудової книжки до ПФУ? 

Ні, Закон №1217 не зобов’язує роботодавця виконувати цю вимогу. Позиція законодавців передбачає альтернативний вибір: скан-копії може подавати страхувальник (роботодавець) або застрахована особа (працівник) (п. 2 Прикінцевих положень Закону № 1217).

Тим самим відсутність прямої відповідальності роботодавця: оскільки норма є альтернативною, пряма юридична відповідальність (наприклад, штрафи) для роботодавця за неподання скан-копій не передбачена.

Таким чином, роботодавець, який не подав скан-копії, не порушує Закон № 1217, оскільки працівник може зробити це самостійно.

Які можливі ризики для працівника у зв’язку з відсутністю обов’язку роботодавця?

Ситуація стає критичною, коли йдеться про мобілізованих працівників, які захищають Україну і фізично не можуть виконати свій обов’язок щодо самостійної подачі скан-копій до ПФУ.

У цьому випадку, якщо роботодавець не оцифрує їхні книжки, їхній стаж може бути не підтверджений вчасно. Хоча це не юридична відповідальність, це є етичною та соціальною відповідальністю перед особою, яка виконує найважливіший державний обов’язок. Оскільки паперова трудова книжка мобілізованого працівника, як правило, зберігається у відділі кадрів, роботодавець єдиний, хто має фізичний доступ до оригіналу документа для оцифрування.

Отже, хоча чинне законодавство України надає альтернативне право на оцифрування трудової книжки – або роботодавцю, або працівнику – у випадку мобілізованих захисників та захисниць, виникає особлива ситуація, що вимагає соціальної ініціативи.

Чи потрібно зберігати паперову трудову книжку після її оцифрування та видачі на руки? Чи має вона ще якусь юридичну силу?

Якщо працівник виявить бажання продовжити ведення паперової трудової книжки, то роботодавець на його вимогу буде зобов’язаний паралельно із електронним обліком трудової діяльності також внести до паперової трудової книжки записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення.

Чи необхідно передавати скан-копії паперової трудової книжки до ПФУ, якщо у Витягу з Електронної трудової книжки вже відображаються усі відомості?

Ні, якщо у вашому витягу з Реєстру застрахованих осіб вже відображено всю інформацію про стаж, і ви перевірили, що всі періоди роботи враховано, оцифровувати трудову книжку не потрібно, оскільки це вже зроблено автоматично або завдяки попереднім внесеним даним. Однак, якщо в електронній трудовій книжці відсутні записи, що стосуються періодів роботи до 1 січня 2004 року, або є інші невідповідності, то вам потрібно оцифрувати та подати трудову книжку та інші підтверджуючі документи до 10 червня 2026 року.

Що робити, якщо після оцифрування виявлено помилку, неточність або пропущений період стажу?

Якщо в результаті виявлені неточні/хибні записи або створено неправильний чи некоректний електронний запис, необхідно:

• Авторизуватися в особистому кабінеті на вебпорталі з використанням КЕП (кваліфікованого електронного підпису);
• Створити повторне звернення (застраховані особи — у вкладці «Відомості про трудові відносини», роботодавці — у вкладці «Відомості про трудові відносини робітника»);
• Заповнити екранну форму;
• Повторно завантажити скановану копію титульного аркуша трудової книжки (для ідентифікації приналежності документа);
• Додати скановану копію сторінки із записами, які потребують уточнення;
• Додати скановану копію уточнюючої довідки (за необхідності).

Або ж ви можете підготувати оригінали документів, які підтверджують правильність даних (паперова трудова книжка, дипломи, свідоцтва про народження дітей (для жінок), військовий квиток тощо) та звернутися до будь-якого Сервісного центру Пенсійного фонду України.

Не відкладайте! Використовуйте п’ятирічний перехідний період до 10 червня 2026 року, щоб самостійно або через роботодавця оцифрувати свою паперову трудову книжку. 

Перевірте Витяг з електронної трудової книжки на порталі ПФУ вже сьогодні, щоб забезпечити свої соціальні права.